Onze Centrale Sterilistatie Afdeling (CSA) reinigt, steriliseert, sorteert en verpakt alle instrumenten die bijvoorbeeld tijdens chirurgische ingrepen worden gebruikt. Dankzij een multidisciplinair project verloopt dat proces veel vlotter dan vroeger. Hoofd CSA Klaas De Beer en adjunct-hoofd Mieke De Block vertellen wat er is veranderd en welke voordelen dat oplevert.
Zeker de afgelopen maanden is er extra hard gewerkt bij de Centrale Sterilisatie Afdeling. Meer dan 7 000 orthopedische instrumenten zijn geïnventariseerd, gestandaardiseerd en individueel traceerbaar gemaakt. “Het is de eerste keer dat we dit op zo’n grote schaal hebben gedaan”, vertelt Klaas. “Het is een belangrijke stap in de verdere uitbouw en professionalisering van de CSA.”
“Het project is gestart in functie van de nieuwe campus in Lokeren. Daar komt een orthopedisch centrum, waar alle planbare orthopedische ingrepen zullen plaatsvinden. Tegelijk is er geen CSA voorzien. Het instrumentarium zal na gebruik worden verwerkt in Sint-Niklaas. Er zijn nog ziekenhuizen die het zo doen, dus het is zeker mogelijk. Maar we moeten ons aanpassen. We moeten aan enkele belangrijke randvoorwaarden voldoen. Het instrumentarium standaardiseren en individueel traceerbaar maken, is daar eentje van.”
"Samenwerking is ontzettend belangrijk geweest
om tot een breed gedragen resultaat te komen"
Uniforme instrumentensets
Hoe hebben jullie het aangepakt?
Mieke: “Eind 2023 hebben we voor het eerst fysiek samengezeten met een multidisciplinaire werkgroep. Daarin zaten de orthopedische verpleegkundigen, de artsen en de instrumentisten. Die samenwerking is ontzettend belangrijk geweest om ervoor te zorgen dat we tot een breed gedragen resultaat zijn gekomen. Daar zijn we iedereen heel dankbaar voor.”
Klaas: “In ons ziekenhuis is de afspraak dat het instrumentarium eigendom is van de artsen. Elke arts of artsengroep heeft dus zijn eigen instrumentensets. Dat zijn mandjes met scharen, pincetten en andere chirurgische instrumenten. Vaak zijn die sets voor de ene arts anders samengesteld als voor de andere. De ene wil graag twee tangetjes, de andere een ander soort tang. Dat wilden we uniformiseren.”
Mieke: “Daarom zijn we met de werkgroep onder andere gaan kijken naar hoe de instrumentensets eruit moeten zien. Welke instrumenten moeten bijvoorbeeld in een set voor handingrepen zitten? Dat hebben we bekeken voor elk soort set, want voor elk soort ingreep worden andere sets gebruikt.”
Klaas: “Nu kunnen de orthopedisten hun sets 2 keer op een dag gebruiken, maar dat zal in de toekomst niet meer lukken. Daarom hebben we uniforme sets nodig, zodat iedereen dezelfde sets kan gebruiken. Dat is ook voor de verpleging makkelijker. Ze moeten bijvoorbeeld niet meer de handset van die specifieke arts klaarzetten, maar een handset. Dat vereenvoudigt ook de werking van het OK.”
Mieke: “We hebben nu ook meer orthopedische sets beschikbaar. Een deel van het materiaal hebben we samengevoegd en een ander deel nieuw aangekocht.”
"We maken niet alleen minder fouten,
maar zetten ook kwalitatief echt een stap vooruit"
Bye Excels, hallo QR-codes
Jullie zijn ook gestart met een nieuwe werkwijze voor de CSA. Vertel?
Mieke: “Omdat we ons toch moeten aanpassen aan de nieuwe campus, zagen we de kans om daarmee te starten. Tot nu toe hebben we altijd setbarcodes ingescand en kregen we een Excel-inhoudslijst. Daarmee checken onze collega’s manueel of alle instrumenten terug in de set zitten. Ze lezen de referentienummers op de instrumenten.”
Klaas: “We moesten bijvoorbeeld bij een chirurgisch pincet gaan kijken of de code nog leesbaar is en die naast een Excel leggen. Dat werd op den duur niet goed meer gedaan, waardoor de foutenmarge groter werd.”
Mieke: “Er is een handiger, nieuwer systeem dat door CSA’s in andere ziekenhuizen al wordt gebruikt. Dat werkt met QR-codes die je op de instrumenten zet. Die kunnen we er zelf in laseren. Als we de QR-codes inscannen dan hoeven we niets meer te lezen. We kunnen al scannend zien of de set compleet is. Dat werkt veel vlotter.”
Klaas: “Zo maken we niet alleen minder fouten, maar zetten we ook kwalitatief echt een stap vooruit. De service die wij verlenen aan de artsen is hierdoor verbeterd.”
Mieke: “Ook het instrumentenbeheer is nu eenvoudiger en correcter. Vroeger hadden we aparte Excels per setje. Dan moesten we die allemaal naast elkaar leggen. Nu wordt alles centraal beheerd. We kunnen makkelijk rapporten trekken.
Als wij bijvoorbeeld de vraag krijgen hoeveel orthopedische instrumenten wij hebben dan trek ik één rapport. Daar kunnen we draaitabellen op zetten. Zo zien we makkelijk hoeveel instrumenten er tekort zijn of in herstelling zijn. Als er vroeger iets tekort was, werd dat op een labeltje en op de verpakking van de set genoteerd. Dan moest je gaan kijken. Nu staat dat in het systeem.”
Uniforme benamingen
Naar aanleiding hiervan zijn jullie gaan kijken naar de benamingen van de instrumenten. Waarom?
Mieke: “We moesten een instrumentenlijst maken in het systeem. We hadden onze Excel-lijsten al, maar daar werden soms verschillende benamingen in gebruikt. Hetzelfde pincet stond er soms in als ‘pincet met tandjes’ en ergens anders als ‘chirurgisch pincet’. Daarom hebben we gewerkt aan een zo universeel mogelijke databank. We zijn gestart met de benamingen van de orthopedische instrumenten en sets. Op termijn willen we dit graag voor alle instrumenten doen.”
Klaas: “We hebben onderling lang gediscussieerd over welke term we voor welk instrument gaan gebruiken. Is het bijvoorbeeld een voeler? Of is het een durahaak? Of een zenuwhaak?
Sommige instrumenten krijgen doorheen de geschiedenis een bepaalde naam in een ziekenhuis. Dat is niet overal hetzelfde. Hier noemen we een korte naaldvoerder ook een dikkop. Als ik in een ander ziekenhuis zou vragen om een dikkop dan zou ik waarschijnlijk raar worden bekeken. Ook op dat vlak zijn universele benamingen nuttig.”
Mieke: “Onze grootste tang noemen we trouwens een schoonmoeder. Dat is ook niet de officiële naam. (lacht) Een van de artsen is daar ooit mee begonnen: ‘Ik wil de schoonmoeder. De grootste tang die je kan vinden.’ Nu is dat een begrip.”
Sterk staaltje teamwork
Ondertussen hebben jullie meer dan 7 000 instrumenten voorzien van een QR-code en alle sets opnieuw samengesteld. Daarvoor hebben jullie zelfs een weekend doorgewerkt.
Mieke: “We hebben veel hulp gehad van onze partner MD Medical. Zij zijn begin dit jaar 8 weken lang met 3 mensen alle sets gaan openen om alle instrumenten te voorzien van een QR-code en van de juiste benaming. Zij hebben mee de databank opgesteld. Dat is een enorme hulp geweest. Wij hebben enkel nog tijdens een weekend de QR-codes aan de databank gekoppeld.”
Klaas: “Er is enorm veel werk in gekropen. Vooral door Mieke en Jessica, want zij hebben het project maandenlang voorbereid en in goede banen geleid. Hoe concreter het werd, hoe meer we de betrokkenheid voelden in het team. Er was veel enthousiasme om op zaterdag en zondag te komen werken. Dat weekend was wel echt de kers op de taart.”
Mieke: “We hebben zelfs tegen een aantal mensen moeten zeggen dat we al meer dan genoeg hulp hadden.”
Klaas: “Er hing ook een hele toffe sfeer. We hebben ’s ochtends voor koffiekoeken en ’s middags voor broodjes gezorgd. En er zijn verschillende mensen langsgeweest, waaronder enkele artsen van Orthopedie, het medisch diensthoofd en een verpleegkundige.”
Ambitie
Met Orthopedie kunnen jullie de discipline met het meeste materiaal al afvinken. Gaan jullie deze oefening voor àlle instrumenten doen?
Mieke: “Het is inderdaad onze ambitie om ook de andere disciplines te doen, maar we moeten het eerst nog voorleggen aan de directie. Voor zo’n groot project hebben we extra ondersteuning nodig.”
Klaas: “Het toffe is dat we al vragen krijgen van de andere disciplines. ‘Wanneer is het aan ons?’ Er staan verschillende diensten te popelen.”
Mieke: “We hebben er ook al afgerond, NKO bijvoorbeeld. Ons team heeft ondertussen zelf een 2 000-tal instrumenten van MKA en een groot deel van de instrumenten van Plastische heelkunde verwerkt.”
Dokter De Schepper: “Voordelen zijn nu al tastbaar”
Voor de CSA is dit project duidelijk een meerwaarde. Maar hoe zien de eindgebruikers, de artsen van Orthopedie, dat? Wij polsten bij medisch diensthoofd Orthopedie dokter Jo De Schepper.
“Dit project is een prachtig resultaat van een zeer constructieve samenwerking. Graag wens ik nogmaals iedereen die dit project heeft gedragen en al mijn collega's te bedanken. De huidige voordelen zijn nu al tastbaar. De logistieke flow is geoptimaliseerd. Er is een duidelijke koppeling van het type instrumentenset aan het type ingreep, wat voor de ondersteunende diensten een hele vereenvoudiging betekent. Daarnaast is er een veel betere en snellere opvolging mogelijk van slijtage, verlies, herstel en zo nodig vervanging van instrumenten.”
Lees meer:
- Klaas en Els reisden naar ons partnerziekenhuis in Congo
- Hoe werkt quick unit voor kleine handingrepen in Lokeren?
- Eerste steen nieuw ziekenhuis Lokeren onthuld
